De weg naar resultaat
- Hoe kunnen we de projecten die we starten ook afmaken?
- Hoe implementeren we projectmatig werken binnen onze organisatie?
- Wat doet een projectleider om een project in goede banen te leiden?
- Wat is de rol van het management als opdrachtgever van projecten?
Dit zijn de vragen waar ik als adviseur en trainer mee aan de slag ga bij de Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie (KNGU).
Achtergrond
Verbetering en vernieuwing vragen om een projectmatige aanpak. Om de kwaliteit van het projectmanagement te verbeteren kiest de KNGU voor het in het invoeren van Projectmatig Creëren. Binnen beperkingen van mensen en geld, efficiënt haalbare resultaten opleveren, dat is waar het de KNGU om gaat.
Aanpak
Projectleiders zijn bij projecten een belangrijke schakel. Ik ontwikkel daarom een werkleertraject voor de projectleiders. Een werkleertraject houdt in dat iedere deelnemer parallel aan de sessies, één of meer projecten leidt in de eigen werkpraktijk. Tijdens de bijeenkomsten komen aspecten aan bod op het gebied van projectmatig werken. De projectleider past dit vervolgens toe in de eigen projecten. Door de vertaling van theorie naar praktijk en door het plezier bij het leren niet uit het oog te verliezen, sluit ik aan bij de hands-on cultuur van de KNGU. Stap voor stap groeit het vertrouwen in de nieuwe manier van werken.
Succesvol projectmatig werken vraagt om de randvoorwaarden organiseren die bij projectmatig werken horen. Samen met de ‘projectgroep projectmatig werken KNGU ‘ ontwikkelen we verschillende formats, procedures en instrumenten. Dit geeft houvast bij het projectmatig werken, vergroot de uniforme aanpak en geeft een gemeenschappelijke taal.
Voor het management organiseer ik verschillende sessies. Prioriteren van projecten, de rol als opdrachtgever bij projecten en het faciliteren van randvoorwaarden voor het invoeren van projectmatig werken, komen aan bod.
In een latere fase leid ik een aantal medewerkers op in hoe zij zelf trainingen projectmatig werken kunnen geven aan de collega’s. Zij zijn daarmee de ambassadeurs voor Projectmatig Creëren binnen de KNGU.
Toegepaste werkvormen
Simulatie projectstart-up, puzzel taken projectleider, opdrachtgever omgekeerde brainstorm, projectleidersvaardigheden carrousel, gluren bij de buren, werken met buddy, stille wand discussie, auditen projecten, werken met businesscases, ideeën raamwerk, teamchallenge, pipe-line, serious organisatie game, intercollegiale consulatie.
Resultaat
Binnen de KNGU wordt er projectmatig gewerkt. Door bewustere (project) keuzes en uniforme werkwijze is de organisatie meer ‘in control’. Er wordt efficiënter en met meer plezier met beschikbare middelen en menskracht omgegaan.
Door de wijze waarop Ellen ons heeft begeleid, met maatwerk en oog voor de organisatiecultuur, is het gelukt projectmatig werken structureel onderdeel te maken van de manier van werken binnen de KNGU. Zo is er (meer) aandacht voor het opdrachtgeverschap van projecten, unit-overstijgend werken en inzet van de juiste expertise in projectteams. Nieuwe medewerkers worden in de manier van werken geschoold waardoor sprake is van continuïteit. Ellen heeft geadviseerd hoe we die permanente scholing zelf kunnen organiseren.
Opdrachtgever Marieke van der Plas – Algemeen directeur/ CEO Dutch Gymnastics